傳媒邀請還是新聞稿？按採訪決策準備活動資料

需要邀請記者到場，先準備清楚的採訪通知；需要交代可報道的消息，則整理有依據的新聞稿。兩者可以配合使用，但不是同一份文件換個標題，也不是硬性分成活動前後。先決定希望傳媒作甚麼判斷，再安排文字與附件，會更容易找出欠缺的資料。

一、先選擇到場邀請還是消息說明

美國急診醫學會的傳媒指引把採訪通知定位為較精簡的活動提示，交代主題、時間、地點、講者與聯絡人；新聞稿則用來傳達消息。[1] 這個分工可作香港團隊的規劃起點，但不代表每間傳媒的收稿習慣或每類活動安排都相同。

先問兩個問題：記者是否需要到場才能取得有用內容？即使不到場，是否已有足夠核實的消息可供閱讀？若只有首個答案是肯定，先完善邀請資料；若兩者都有，可分開提供通知與新聞背景，不讓到場資訊埋在長篇機構介紹之中。

二、用具體採訪內容取代隆重形容詞

寫下一句記者到場可能了解的具體事情，例如公開展示的項目、可訪問的負責人或已確認的討論主題。這不是要求製造轟動，而是幫對方判斷是否符合其報道範圍。若只有「盛大舉行」和「各界雲集」，先補充活動實際內容。

AAUW 的傳媒工作指引建議先確定主要訊息及受眾，再按記者與媒體的關注範圍調整邀請。[2] 實務上可先選與議題相關的少量對象，寫清為何這項資料可能有用；不要把同一段廣告文案大量發出，再以寄送數量當作傳播成果。

不同媒體可能需要不同材料：文字報道關心可核對的事實，拍攝安排則另需確認可見內容和現場條件。團隊應按已確認能力回答，不為吸引到場而承諾未落實的獨家訪問、拍攝位置或嘉賓出席。

三、採訪通知先讓人判斷能否到場

通知可先寫活動名稱與議題，再列採訪日期、可到達時間、正式開始時間、地址及入口。需要預先登記或有指定採訪範圍時，直接寫清楚，避免把一般參加者的入場安排照搬給記者。聯絡方法應指向當天能處理傳媒問題的人。

對每位可能受訪者，先確認名稱、職銜、可談範圍及是否已答應受訪。名單中仍待確認的人，不應寫成確定出席。若現階段只能提供活動觀察而沒有訪問安排，也可以如實說明，讓編輯據此決定人手，而非到場後才發現落差。

建議由未參與籌備的同事讀一次通知，只憑文件回答「何時到、去哪裏、看甚麼、問誰、如何查詢」。任何一題答不到，就補足相應資訊。這個檢查專注採訪決策，不需要把完整流程表、所有嘉賓履歷或宣傳標語全部塞進通知。

四、新聞稿先交代已發生或已確認的消息

新聞稿開首應說清誰在何時做了甚麼，以及這件事為何值得讀者關注。活動尚未舉行，可以交代已確認的安排；活動完成後，則應根據實際資料寫出發生了甚麼。不要把預期出席寫成實際參與，也不要預先把嘉賓草稿當成現場發言。

把每項主要事實連到確認依據，例如已批准議程、正式公布資料或核對後的紀錄。參與人數若未完成統計，可以暫不使用，而不是以場面照片估算。提到合作時，亦要分清共同主辦、支持、出席或一般交流，不能把相片同框延伸成合作成果。

引述應有清楚發言人與確認狀態，不能為令文章流暢而自行補寫一句似乎合理的話。若只有談話摘要，就先用間接敘述並請負責人核對。新聞稿的作用是提供可查證材料，不是用完整句式掩蓋尚未取得的證據。

五、附件回答追問，不重複堆砌介紹

把較長背景、公開資料來源及可提供的圖片分開列出用途，讓記者按需要取用。圖片須有準確說明、人物或場景識別及已確認的使用條件；未確認的照片不要因畫面好看便加入。附件名稱可描述內容，避免多個檔案都只叫「最新資料」。

對於仍可能被問到、但未確認的事項，可在準備清單寫清由誰確認。對外不必公開整份待辦表，只要不要把未知寫成肯定即可。若某項資料不能公開，安排合適聯絡人回應可說明的範圍，不能在附件中意外補上未批准內容。

六、把收到、到場與刊登分開記錄

以下是假設情境，並非客戶紀錄：某機構辦論壇，先提供可採訪時段；記者回覆收到後，團隊仍須另確認是否到場。論壇結束再補上核實內容，也不能把寄出新聞稿當成已獲報道。每個狀態都需要自己的依據。

跟進時先看是否有新資料或對方提出的問題，再提供相關補充，不以重寄同一份稿件代替有效回覆。團隊可分開記錄已收到、已確認採訪、已到場及已刊登；尚無回覆就保留未確認，不自動理解為拒絕或支持，更不把曝光推算成商業成果。

常見問題

新聞稿一定要活動後才發嗎？

不一定。活動前已有確實消息也可以整理新聞稿，重點是內容是否已確認。採訪通知則主要協助記者決定是否及如何到場。

一份文件可以同時邀請採訪及提供背景嗎？

可以，但應讓到場資訊容易掃讀，較長背景另設清楚段落或附件。若兩種目的互相遮蓋，分成兩份通常較容易核對。

嘉賓未確認，可以先放入傳媒邀請嗎？

不要寫成確定出席或可受訪。先確認參與及採訪安排；有必要提及待定事項時，應清楚表達未確認，不用模糊字句製造期待。

記者回覆收到，算傳播成果嗎？

只能記作已收到。到場採訪、公開刊登及後續商業結果是不同狀態，須分別取得證據，不能互相代替。

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本文提供一般活動傳播規劃方法，不構成法律、私隱或媒體合作條款意見。名稱、引述、出席與素材用途須由負責方確認；不保證採訪、刊登、曝光、查詢或商業成果。

資料來源

1. American College of Emergency Physicians：How To Write a Press Release（查閱日期：2026 年 11 月 8 日）
2. American Association of University Women (AAUW)：How to Work with the Media（查閱日期：2026 年 11 月 8 日）