传媒邀请还是新聞稿？按采访决策准备活动资料

需要邀请記者到场，先准备清楚的采访通知；需要交代可报道的消息，則整理有依据的新聞稿。兩者可以配合使用，但不是同一份文件换个标题，也不是硬性分成活动前后。先决定希望传媒作甚么判斷，再安排文字与附件，会更容易找出欠缺的资料。

一、先选择到场邀请还是消息说明

美国急診醫学会的传媒指引把采访通知定位为較精簡的活动提示，交代主题、时间、地点、講者与联络人；新聞稿則用来传達消息。[1] 这个分工可作香港团队的規划起点，但不代表每间传媒的收稿習慣或每类活动安排都相同。

先问兩个问题：記者是否需要到场才能取得有用内容？即使不到场，是否已有足夠核实的消息可供阅读？若只有首个答案是肯定，先完善邀请资料；若兩者都有，可分开提供通知与新聞背景，不让到场信息埋在长篇机构介紹之中。

二、用具体采访内容取代隆重形容詞

写下一句記者到场可能了解的具体事情，例如公开展示的项目、可访问的負責人或已确认的討論主题。这不是要求製造轟动，而是幫对方判斷是否符合其报道範圍。若只有「盛大举行」和「各界雲集」，先補充活动实际内容。

AAUW 的传媒工作指引建议先确定主要讯息及受眾，再按記者与媒体的关注範圍调整邀请。[2] 实务上可先选与议题相关的少量对象，写清为何这项资料可能有用；不要把同一段广告文案大量发出，再以寄送数量当作传播成果。

不同媒体可能需要不同材料：文字报道关心可核对的事实，拍摄安排則另需确认可见内容和现场條件。团队应按已确认能力回答，不为吸引到场而承諾未落实的獨家访问、拍摄位置或嘉賓出席。

三、采访通知先让人判斷能否到场

通知可先写活动名称与议题，再列采访日期、可到達时间、正式开始时间、地址及入口。需要预先登記或有指定采访範圍时，直接写清楚，避免把一般參加者的入场安排照搬給記者。联络方法应指向当天能处理传媒问题的人。

对每位可能受访者，先确认名称、職銜、可谈範圍及是否已答应受访。名单中仍待确认的人，不应写成确定出席。若现阶段只能提供活动观察而沒有访问安排，也可以如实说明，让編辑据此决定人手，而非到场后才发现落差。

建议由未參与籌备的同事读一次通知，只凭文件回答「何时到、去哪裏、看甚么、问誰、如何查询」。任何一题答不到，就補足相应信息。这个檢查专注采访决策，不需要把完整流程表、所有嘉賓履歷或宣传标语全部塞进通知。

四、新聞稿先交代已发生或已确认的消息

新聞稿开首应说清誰在何时做了甚么，以及这件事为何值得读者关注。活动尚未举行，可以交代已确认的安排；活动完成后，則应根据实际资料写出发生了甚么。不要把预期出席写成实际參与，也不要预先把嘉賓草稿当成现场发言。

把每项主要事实连到确认依据，例如已批准议程、正式公布资料或核对后的紀录。參与人数若未完成统计，可以暫不使用，而不是以场面照片估算。提到合作时，亦要分清共同主办、支持、出席或一般交流，不能把相片同框延伸成合作成果。

引述应有清楚发言人与确认状态，不能为令文章流暢而自行補写一句似乎合理的话。若只有谈话摘要，就先用间接敘述并请負責人核对。新聞稿的作用是提供可查证材料，不是用完整句式掩蓋尚未取得的证据。

五、附件回答追问，不重複堆砌介紹

把較长背景、公开资料来源及可提供的图片分开列出用途，让記者按需要取用。图片須有准确说明、人物或场景识别及已确认的使用條件；未确认的照片不要因畫面好看便加入。附件名称可描述内容，避免多个档案都只叫「最新资料」。

对于仍可能被问到、但未确认的事项，可在准备清单写清由誰确认。对外不必公开整份待办表，只要不要把未知写成肯定即可。若某项资料不能公开，安排合适联络人回应可说明的範圍，不能在附件中意外補上未批准内容。

六、把收到、到场与刊登分开記录

以下是假设情境，并非客户紀录：某机构办論壇，先提供可采访时段；記者回覆收到后，团队仍須另确认是否到场。論壇结束再補上核实内容，也不能把寄出新聞稿当成已获报道。每个状态都需要自己的依据。

跟进时先看是否有新资料或对方提出的问题，再提供相关補充，不以重寄同一份稿件代替有效回覆。团队可分开記录已收到、已确认采访、已到场及已刊登；尚無回覆就保留未确认，不自动理解为拒絕或支持，更不把曝光推算成商业成果。

常见问题

新聞稿一定要活动后才发嗎？

不一定。活动前已有确实消息也可以整理新聞稿，重点是内容是否已确认。采访通知則主要协助記者决定是否及如何到场。

一份文件可以同时邀请采访及提供背景嗎？

可以，但应让到场信息容易掃读，較长背景另设清楚段落或附件。若兩種目的互相遮蓋，分成兩份通常較容易核对。

嘉賓未确认，可以先放入传媒邀请嗎？

不要写成确定出席或可受访。先确认參与及采访安排；有必要提及待定事项时，应清楚表達未确认，不用模糊字句製造期待。

記者回覆收到，算传播成果嗎？

只能記作已收到。到场采访、公开刊登及后续商业结果是不同状态，須分别取得证据，不能互相代替。

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本文提供一般活动传播規划方法，不构成法律、私隐或媒体合作條款意见。名称、引述、出席与素材用途須由負責方确认；不保证采访、刊登、曝光、查询或商业成果。

资料来源

1. American College of Emergency Physicians：How To Write a Press Release（查阅日期：2026 年 11 月 8 日）
2. American Association of University Women (AAUW)：How to Work with the Media（查阅日期：2026 年 11 月 8 日）