活动前应公开哪些參与信息？让来賓看懂场地、字幕与协助安排

活动页应让參加者在出发前判斷：能否进入及使用场地、能否取得内容、需要协助时找誰，以及哪些安排仍未确认。先把可核实的參与信息写清楚，比只有「歡迎所有人士」更有用。以下是信息規划方法，不代表任何特定场地已符合可及性要求。

一、把參与信息放在容易找到的位置

在日期、地点附近提供清楚的「參与及协助信息」入口，让读者毋須完成报名才看到基本條件。文字应可放大、选取及阅读，不要只把地址与协助方法藏在海报图片中；连结名称也要说明会开启甚么资料。

可及性不只涉及輪椅通道，也包括听觉、视觉、理解及线上參与等需要。W3C 活动指引把场地、遠端平台、字幕、材料与參加者需要一併考慮。[1] 写页面时可用这些面向找缺漏，但不能把清单本身当成认证。

二、用具体條件描述场地

向场地方核对入口是否有梯级、替代入口的位置、升降机可到達的楼層、洗手间与座位安排，再写成读者能理解的说明。未实測的闊度、坡度或设备能力不要猜測；若有官方场地信息，可附连结及核对日期。

避免只有一个「無障礙」图示，卻沒有解釋涵蓋哪段路程。大廈入口、活动室与其他设施可能有不同條件。页面应描述已确认的部分及未解事项，让參加者按自己的需要进一步查询，而非替所有人下结論。

三、交代字幕、语言与资料格式

列出活动主要语言、有否字幕、字幕屬即时服务还是事后提供，以及适用哪些環节。若有手语传譯，也应说明已确认的安排；仍在商议就写待确认，不要把工具具有某项功能等同活动已准备好该服务。

资料方面可交代议程、講義或簡报何时可取得、有哪些格式，以及需要其他形式时的联络入口。W3C 建议按需要提早提供可使用的材料。[1] 主办方可据此規划交付，但应先向講者确认实际可提供的内容及时间。

四、协助申请要有人承接

联合国日内瓦的会议指引要求活动页交代可用的可及性设施与服务，并提供协助联络人。[2] 这是其会议安排的參考例子，香港及大湾区主办方仍須按自己的场地、团队与服务能力建立流程。

公开一个会有人处理的联络方法，说明可查询哪些安排、何时宜提出需要，以及何时会收到回覆。申请提交后仍要核对可行性；「已收到要求」与「支援已确认」应分开，避免參加者到场才发现雙方理解不同。

五、交通与限制也要写清楚

可提供已核实的落客点、到達入口的方法及交通机构官方信息。若某路线包含楼梯、入口需要预先联络，或部分设施在特定时段不能使用，应在相关位置交代，并让參加者知道向誰再确认。

不要因为列出替代方案，就刪去原本限制。线上參与也应说明它涵蓋直播、提问还是部分環节，不能将「有直播」写成与现场完全相同。替代方案应让人作选择，而非替人判斷哪一種參与方式足夠。

发布前的六项核对

逐项檢查：入口及设施有否可靠来源；字幕与语言是否已落实；资料格式是否可用；协助联络有否接手人；交通信息有否核对日期；已知限制是否清楚。每项保留确认人及来源，对外只呈现參加者需要的答案。

公开活动页、确认電郵与接待同事的说明应采用同一份已核实信息。邀请同事从參加者角度读一次，确认不用先了解主办方内部分工，也能找到支援状态和联络入口。以一场假设論壇作示例：场地入口已确认，字幕仍待安排，就先公开入口资料与字幕待确认状态，提供查询方法。待負責方确认后再更新该项。不要用一段籠统的友善宣言，蓋過尚未完成的安排。

常见问题

活动页写「無障礙场地」就足夠嗎？

不夠。应描述已核实的入口、活动室及相关设施條件，列出已知限制与查询入口，让參加者依自己的需要判斷。

提供自动字幕就等于所有内容都可及嗎？

不能这样推論。应交代字幕方式、语言及涵蓋環节，并核对实际使用情況；其他资料格式、声音与畫面内容仍須分别处理。

协助安排未落实，可以先发布活动嗎？

可先公开已确认信息，将未确认项目清楚标示并提供联络方法。不要把正在研究的服务写成已承諾提供，影響參加者的安排。

參与信息是否只在报名表内提供？

不宜只放在报名后才看得到的位置。基本场地條件、内容取得方式及协助联络应容易找到，让读者在决定报名前先了解。

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本文提供一般活动信息規划方法，不构成可及性认证或特定场地的适用性保证；实际支援須由主办与服务方确认。本文提供一般品牌与网站内容規划信息，不构成搜索排名、AI 引用、流量或商业成果保证；实际方案应按品牌目标、素材授權、网站架构与资源評估。

參考资料

1. W3C：活动可及性檢查清单
2. 联合国日内瓦：籌办可及会议

封面为 AI 示意图，并非真实人物、场地、客户或项目成果。